Règlements généraux du Club
1. Nom, aire de fonctionnement et objectifs du Club
Le Club fonctionne sous l’appellation du "Club Barbet Canada" et son aire de fonctionnement couvre l’ensemble du Canada. La mission du Club est de veiller à l’intérêt des Barbets, de promouvoir la race, de l’améliorer et enfin de créer un réseau comprenant l’ensemble des éleveurs et des amis du Barbet.
Les objectifs spécifiques sont de :
a) Guider et encourager les éleveurs à suivre le Code d’éthique du Club Barbet Canada ainsi que le Code de pratiques du Club Canin Canadien pour le bien-être de la race.
b) Promouvoir et encourager les amateurs et les éleveurs de la race à participer aux concours canins organisés pour le Club Canin Canadien.
c) Tenir des évènements approuvés par le Club Canin Canadien.
d) Encourager et promouvoir la qualité, renseigner et éduquer, en se conformant au Standard de la race du Club Canin Canadien.
2. Membres
a) Année d’adhésion
L’adhésion est basée sur une période d’une année comprise entre le 1er octobre d’une année et le 30 septembre de l’année suivante.
b) Admissibilité et catégories de membres
Il y a deux catégories de membres :
i) Membres amis
Les membres amis doivent être propriétaires d’un Barbet et/ou avoir à cœur l’intérêt des Barbets et vouloir aider la race.
ii) Membres éleveurs
Les membres éleveurs doivent être propriétaires et/ou copropriétaires de Barbets. Ils doivent signer et se conformer au Code d’éthique du Club Barbet Canada. Le nom de leur élevage doit être enregistré et valide auprès du Club Canin Canadien. Leur statut de membre du Club Canin Canadien doit être à jour. Ils doivent s’engager à suivre les exigences du Code de pratiques du Club Canin Canadien.
c) Demande d’adhésion
Un formulaire d’adhésion du Club doit être rempli, signé et envoyé au Club Barbet Canada par courrier ou courriel. La demande doit être accompagnée du paiement des frais d’adhésion requis selon la catégorie de membres choisie.
d) Approbation de la demande d’adhésion
L’approbation de la demande est faite par le Conseil d’administration (CA) du Club Barbet Canada. La demande doit être approuvée par 2/3 des membres du CA. Une demande d’adhésion « Membre éleveur » doit être accompagnée du certificat d’enregistrement de tous les Barbets dont l’éleveur est propriétaire ou copropriétaire ainsi qu’une copie du Code d’éthique du Club Barbet Canada signée.
Si la demande est acceptée, un mot de bienvenue est envoyé ainsi qu’une copie des Règlements généraux du Club.
Si une demande est refusée, une lettre explicative accompagnée du remboursement des frais d’adhésion sont envoyés au demandeur.
e) Annulation d’adhésion
Une adhésion peut-être annulée sous les conditions suivantes :
Le membre peut résilier son adhésion en envoyant un avis écrit au Club Barbet Canada.
L’annulation peut survenir lorsque les frais d’adhésion sont impayés au 15 décembre de l’année en cours. Un avis écrit est envoyé au membre avant la date limite.
Un membre peut aussi être expulsé s’il s’avérait évident :
• d’un manque de civisme,
• d’un acte criminel,
• d’une expulsion du Club Canin Canadien,
• d’un manquement prouvé aux Règlements généraux,
• en tant qu’éleveur d’un manquement au Code d’éthique, sous la validité d’une plainte.
f) Droit de vote
Chaque membre du Club Barbet Canada en règle et âgé de 18 ans ou plus peut voter lors des assemblées où il est convoqué.
3. Assemblées générales
a) Assemblée générale annuelle
L’Assemblée générale annuelle doit se tenir entre le 15 septembre et le 15 octobre. Un quorum doit être vérifié. Une présence de 5% du nombre d’adhérents du Club Barbet Canada pour l’année en cours est requise. L’information sur l’ordre du jour ainsi que la date et l’endroit de la tenue de l’Assemblée générale doivent être envoyés aux membres au minimum 30 jours avant la tenue de l’Assemblée.
b) Assemblée générale spéciale
Une Assemblée générale spéciale peut-être demandée par le Conseil d’administration en tout temps. Un avis écrit doit être envoyé à tous les membres du Club Barbet Canada au moins 30 jours avant la tenue de l’Assemblée spéciale. L’avis doit préciser le motif, l’endroit et le jour de l’Assemblée. Le quorum doit être de 5% du nombre total des membres en règle du Club Barbet Canada pour l’année en cours.
c) Réunion du Conseil d’administration
Le Conseil d’administration du Club Barbet Canada doit prévoir un minimum de 3 réunions au cours d’une année. La première réunion qui suit l’Assemblée générale annuelle doit se tenir dans les 60 jours suivants. Le lieu, la date et l’heure de la réunion sont établis en consensus avec les autres membres du CA. Le secrétaire effectue la liaison avec les membres par courrier électronique ou téléphone. Le quorum doit être vérifié par la participation d’une majorité des membres du Conseil.
Une réunion importante peut être tenue par courrier électronique si tous les membres du Conseil sont d’avis qu’il est essentiel de tenir une telle réunion. Le secrétaire doit conserver tous les courriels relatifs à cette réunion dans les archives du Club Barbet Canada.
4. Conseil d’administration
a) Le Conseil d’administration est composé d’un Conseil exécutif incluant un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier. Ces deux derniers rôles peuvent être assumés par une seule personne dans le cas où il n’y a pas suffisamment de représentants. Au Conseil exécutif s’ajoutent des administrateurs, un minimum de quatre, qui doivent être élus, au niveau national. Tout membre en règle du Club Barbet Canada peut se présenter en tant qu’administrateur. Le Conseil d’administration a un maximum de 13 membres.
Cependant, les membres du Conseil exécutif doivent en plus, être résidents du Canada et être membres en règle du Club Canin Canadien comme stipulé dans les règlements du Club Canin Canadien.
Les membres du Conseil d’administration résident dans un minimum de quatre (4) des six (6) régions canadiennes reconnues par le Club Canin Canadien et les représentent auprès du Conseil. Ces six régions sont : la Colombie-Britannique, les Prairies, l’Ontario, le Québec, l’Atlantique et le Nunavut, Yukon et Territoires du Nord-ouest.
b) Tâches et responsabilités des membres de l’exécutif du Club
Le président, autant que possible, doit être présent à toutes les réunions du CA. Il préside la réunion et agit comme modérateur s’il y avait des discussions trop animées. En cas d’égalité des votes, le président doit trancher. Il est de sa responsabilité de se tenir au courant de tous les dossiers et d’en faire aussi le suivi.
Le vice-président assiste le président dans ses responsabilités et doit agir comme président si nécessaire.
Le secrétaire doit tenir tous les registres à jour ainsi que tous les procès-verbaux des réunions. Il a aussi pour tâches de préparer les documents nécessaires aux réunions et de communiquer aux membres du CA toutes les correspondances s'adressant au Club Barbet Canada.
Le trésorier a comme responsabilité de gérer les finances et d'en produire les rapports financiers.
Les administrateurs ont comme responsabilités de participer activement aux tâches reliées au Club. Les activités peuvent varier en fonction des années et de la progression du Club. Ils doivent s’impliquer dans les projets anciens et nouveaux afin d’atteindre les objectifs que le Club Barbet Canada aura planifiés au cours de l’année. Des administrateurs sont nommés pour représenter leur région canadienne dans le cas où celle-ci n’est pas représentée au niveau du Conseil exécutif.
c) Dotation des postes vacants
Si un siège au sein du Conseil d’administration devient vacant, le Conseil peut désigner un membre à ce siège. Si c’est le siège du président qui devient vacant, le vice-président prendra la place du président et ce dernier sera remplacé par un membre que le Conseil aura choisi.
d) Durée des fonctions des membres de l’exécutif et des administrateurs
Le mandat des membres de l’exécutif est de deux ans à partir de l’élection à l’Assemblée générale. Le mandat des administrateurs est d’un an à partir de l’élection à l’Assemblée générale.
e) Les administrateurs doivent résider dans la zone qu’ils représentent.
5. Finances
a) Les membres de l’exécutif qui sont habilités aux signatures
Compte tenu de la gestion actuelle, seul le Trésorier gère les fonds du Club. Cependant, toutes entrées ou sorties de fonds sont écrites et comptabilisées dans un Grand-livre. Le président doit toujours être au courant de toutes transactions. Lorsque les finances le permettront, le Club Barbet Canada entérinera le règlement suivant :
« Le président et le trésorier auront le pouvoir de signature d’un compte exclusivement au nom du Club Barbet Canada».
6. Année d’opération, scrutin, mise en candidature et élections
a) Année fiscale
L’année fiscale du Club Barbet Canada débute le 1er septembre pour se terminer le 31 août de l’année suivante.
b) Conditions de vote
Tous les membres en règle du Club ont un droit de vote, que ce soit pour les élections, la modification des Règlements généraux ou la modification du Code d’éthique du Club Barbet Canada. Les votes concernant les points ci-haut mentionnés pourront être faits par écrit si nécessaire, par courrier régulier ou électronique, ou par procuration. Si d’autres sujets devaient être votés, ceux-ci devront être faits à main levée lors d’une assemblée et la majorité l’emportera.
c) Tenue des élections
Les élections sont tenues seulement lors de l’Assemblée générale annuelle ou exceptionnellement, lors d’une Assemblée générale spéciale. Le Conseil d’administration nomme un président d’élection. Celui-ci présente les candidats qui ont rempli le formulaire de mise en candidature. S’il n’y a pas de candidats, le président d’élection n’est pas requis et le CA propose des membres. Les membres présents à l’Assemblée générale annuelle approuvent alors ces candidats. S’il y a opposition, le CA nomme un président d’élection et celui-ci doit procéder par vote secret. Il peut choisir un membre pour l’aider dans le comptage des votes. Les administrateurs alors élus ou désignés se réunissent alors en plénière pour nommer le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier. Le Conseil exécutif doit être présenté aux membres. S’il y a 2 candidats pour un même poste, les autres administrateurs doivent voter par écrit.
d) Processus de mise en candidature
Les membres qui se présentent comme candidats au sein du Conseil d’administration doivent remplir le formulaire de mise en candidature et le faire parvenir au secrétaire du Club Barbet Canada, au minimum un mois et cinq jours avant la tenue de l’Assemblée générale annuelle. Le Secrétaire doit présenter les candidats lors de l’envoi de l’ordre du jour aux membres et ce, un mois avant la tenue de l’Assemblée générale annuelle.
7. Comités
Des comités régionaux sont formés pour assurer l’organisation et le suivi des activités du Club dans leur région et d’en faire rapport au Conseil d’administration. Ces comités restent en place aussi longtemps que le club est actif.
Des comités spécifiques à divers projets ou évènements sont formés au besoin, qui sont parrainés par l’un des administrateurs du Club ou par un membre du club nommé par le CA. Ces comités, créés au besoin, sont dissous lorsque le projet ou l'évènement est terminé.
8. Discipline
a) Motif de suspension ou d’annulation de l’accréditation
Tout membre qui est suspendu, exclu ou expulsé du Club Canin Canadien sera immédiatement expulsé du Club Barbet Canada.
Tout membre qui a reçu une plainte du comité de discipline du Club Canin Canadien se verra privé des privilèges du Club Barbet Canada pour une période déterminée par le Conseil d’administration.
Tout membre qui ne respecte pas les Règlements généraux, le Code d’éthique du Club Barbet Canada ou qui n’a pas payé les frais d’adhésion du Club Barbet Canada requis, peut être suspendu avec avis.
b) Dépôt des plaintes contre les membres et procédures des plaintes
Tout membre peut loger une plainte contre un autre membre. La plainte doit porter soit sur les Règlements généraux ou le Code d’éthique. Une plainte formelle doit être envoyée au Secrétaire du Club Barbet Canada accompagnée d’un montant de $20.00, non remboursable si le membre accusé est reconnu non coupable après rencontre avec le Conseil d’administration.
Sur réception de la plainte, le Secrétaire doit dans les 15 jours qui suivent, transmettre une copie à chaque membre du Conseil d’administration. Le CA doit décider si la plainte est recevable. Dans l’affirmative, il en avisera l’accusé et lui fixera une date de rencontre avec le CA ou lui proposera de fournir une explication détaillée par écrit. Si le CA juge nécessaire de rencontrer l’accusé, celui-ci devra se présenter pour une rencontre. Le Conseil exécutif doit être présent à la rencontre ainsi qu’au moins un administrateur.
c) Audience des plaintes
L’audience doit se tenir dans les 60 jours suivant la plainte. Les membres désignés du CA doivent rencontrer le plaignant et l’accusé. Chacun des membres du litige peut fournir ses témoins, ses preuves et ses explications. Après analyse et discussions, les membres désignés du CA prendront une décision équitable en tenant compte des règles de la justice. Le Secrétaire doit aviser chaque partie de la décision dans les 30 jours suivants.
d) Procédure d’expulsion des membres
Le Secrétaire doit faire parvenir à tous les membres un compte-rendu de la situation de plainte, des faits et preuves mentionnés lors de l’audience ainsi que les recommandations du Conseil désigné. Tout membre peut s’opposer par écrit à la décision rendue par le Conseil dans les 30 jours suivant la réception du compte-rendu. Il y aura alors représentation à l’Assemblée générale annuelle. Un vote par écrit doit être mis en place sur cette décision. Les 2/3 des votes en faveur de l’expulsion sont nécessaires pour entériner la décision du Conseil d’administration.
9. Modifications
a) Exigences nécessaires aux modifications des Règlements généraux et du Code d’éthique du Club Barbet Canada
Tout membre en règle du Club Barbet Canada, avec la signature de deux autres membres en règle peut proposer une/des modifications aux Règlements généraux ou au Code d’éthique. La/les propositions doivent être faites par écrit et envoyées au Secrétaire. Lors d’une réunion du Conseil d’administration, cette/ces propositions seront lues et discutées. Le CA peut émettre des commentaires ou soumettre une modification de la/des propositions.
b) Processus de proposition des modifications des Règlements généraux ou du Code d’éthique du Club Barbet Canada
Lors de l’Assemblée générale, la/les propositions sont lues ainsi que les commentaires et/ou la/les modifications de la/des propositions faites par le Conseil d’administration.
Un premier vote à main levée peut être effectué sur la/les propositions. S’il y avait plus que 10 membres en désaccord de la/des propositions, le Conseil d’administration doit procéder par vote écrit. Pour que la/les propositions soient acceptées, il est nécessaire d’obtenir 2/3 des votes des membres en règle.
La/les modifications approuvées en Assemblée générale doivent être envoyées au Club Canin Canadien. Les Règlements généraux modifiés seront effectifs lorsque le Club Canin Canadien aura donné son approbation.
Le Secrétaire doit faire parvenir à tous les membres, la/les modifications dans les 60 jours suivants l’Assemblée générale annuelle.
10. Dissolution
a) Procédure à suivre pour la dissolution
Le Club Barbet Canada peut être dissous en tout temps en fournissant au Club Canin Canadien toutes les démarches nécessaires effectuées lors d’une Assemblée générale annuelle. Les 2/3 des membres doivent signer et approuver tous les documents à fournir au Club Canin Canadien.
b) Disposition des actifs du Club lors d’une dissolution
Tous les biens et avoirs du Club Barbet Canada doivent être cédés à des organismes aux bénéfices des chiens. Aucun bien ou avoir ne sera remis à des membres du Club Barbet Canada. Le Conseil d’administration choisira l’organisme sans but lucratif.
11. Règles d’ordre
Les démarches de toutes les assemblées sont régies selon les règles d’usage en matière de gestion des réunions. Le Club ayant déterminé des points spécifiques propres à ses buts et objectifs, les règles d’Assemblée sont les suivantes :
a) Assemblée générale annuelle
1. Ouverture de l’Assemblée et prise des présences
2. Vérification du quorum
3. Lecture et adoption de l’ordre du jour
4. Lecture et adoption du procès-verbal de l’Assemblée générale ou spéciale antérieure
5. Mots du Conseil exécutif
• Président
• Vice-président
• Secrétaire
• Trésorier
6. Élections des administrateurs
7. Affaires courantes
• Site Internet
• Activités
• Adhésion
• Autres
8. Affaires nouvelles
9. Varia
10. Levée de l’Assemblée
b) Assemblée générale spéciale
1. Ouverture de l’Assemblée et prise des présences
2. Vérification du quorum
3. Lecture et adoption du but de la réunion
4. Discussion du but de la réunion
5. Résumé et énoncé des conclusions de la réunion
6. Levée de l’Assemblée
c) Assemblée du Conseil d’administration
1. Ouverture de l’Assemblée et prise des présences
2. Lecture et adoption de l’ordre du jour
3. Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière réunion
4. Courrier
5. Affaires courantes
• Revue
• Salons
• Expo
• Site Internet
• Activités
• Autres
6. Rapports financiers
7. Rapports des comités
8. Affaires nouvelles
9. Varia
10. Levée de l’Assemblée
