Règlements généraux du Club
1. Nom, aire de fonctionnement et objectifs du Club
Le Club fonctionne sous l’appellation du "Club Barbet Canada" et son aire de fonctionnement couvre l’ensemble du Canada. La mission du Club est de veiller à l’intérêt des Barbets, de promouvoir la race, de l’améliorer et enfin de créer un réseau comprenant l’ensemble des éleveurs et des amis du Barbet.
Les objectifs spécifiques sont de :
a) Guider et encourager les membres à suivre le Code d’éthique du Club Barbet Canada ainsi que le Code de pratiques du Club Canin Canadien pour le bien-être de la race.
b) Promouvoir et encourager les amateurs et les éleveurs de la race à participer aux concours canins organisés pour le Club Canin Canadien.
c) Tenir des évènements approuvés par le Club Canin Canadien.
d) Encourager et promouvoir la qualité, renseigner et éduquer, en se conformant au Standard de la race du Club Canin Canadien.
2. Membres
a) Année d’adhésion
L’adhésion est basée sur une période d’une année comprise entre le 1er octobre d’une année et le 30 septembre de l’année suivante.
b) Membres
Tous les membres ont un statut égal. Les nouveaux membres sont sujets à une année probatoire. Durant cette période probatoire, les membres peuvent participer à tous les évènements ou réunions, mais les privilèges de vote sont retenus. Après cette période, les membres recevront le statut complet de membre. Tous les membres doivent accepter de respecter le Code d’éthique que le Club Barbet Canada endosse et promeut.
c) Demande d’adhésion
Un formulaire d’adhésion du Club doit être rempli, signé et envoyé au Directeur des membres du Club Barbet Canada par courrier, courriel ou en personne. La demande doit être accompagnée du paiement des frais d’adhésion requis.
d) Approbation de la demande d’adhésion
Le Conseil d’administration (CA) du Club Barbet Canada se réserve le droit de refuser l’adhésion si une telle demande n’est pas endossée par un membre en règle. Le Club se réserve aussi le droit de refuser l’adhésion d’une personne qui est sous enquête ou couramment sous action disciplinaire par le Club canin national de son pays d’origine.
e) Annulation d’adhésion
Une adhésion peut-être annulée sous les conditions suivantes :
Le membre peut résilier son adhésion en envoyant un avis écrit au Club Barbet Canada.
L’annulation peut survenir lorsque les frais d’adhésion sont impayés au 15 décembre de l’année en cours. Un avis écrit est envoyé au membre avant la date limite.
Un membre peut aussi être expulsé en accord avec l’article 8 des règlements s’il s’avérait évident :
• d’un manque de civisme,
• d’un acte criminel,
• d’une expulsion du Club Canin Canadien,
• d’un manquement prouvé aux Règlements généraux,
• en tant qu’éleveur d’un manquement au Code d’éthique, sous la validité d’une plainte.
Il n’y aura pas de remboursement des coûts d’adhésion après une annulation.
f) Droit de vote
Chaque membre du Club Barbet Canada en règle et âgé de 18 ans ou plus peut voter lors des assemblées où il est convoqué.
3. Assemblées générales
a) Assemblée générale annuelle
L’Assemblée générale annuelle doit se tenir entre le 1er juin et le 30 septembre. Le quorum doit être vérifié. Une présence de 5 % du nombre de membres votants du Club Barbet Canada pour l’année en cours est requise. L’information sur l’ordre du jour ainsi que la date et l’endroit de la tenue de l’Assemblée générale doivent être envoyés aux membres au minimum 30 jours avant la tenue de l’Assemblée.
Toutes les questions qui doivent être votées peuvent l’être à mains levées. Ceux qui détiennent des procurations sont comptés selon le nombre de procurations entre leurs mains.
L’élection des administrateurs doit être faite par vote secret.
b) Assemblée générale spéciale
Une Assemblée générale spéciale peut-être demandée par le Conseil d’administration en tout temps. Un avis écrit doit être envoyé à tous les membres du Club Barbet Canada au moins 30 jours avant la tenue de l’Assemblée spéciale. L’avis doit préciser le motif, l’endroit et le jour de l’Assemblée. Le quorum doit être de 5% du nombre total des membres votant en règle du Club Barbet Canada pour l’année en cours.
c) Réunion du Conseil d’administration
Le Conseil d’administration du Club Barbet Canada doit prévoir un minimum de réunions au cours d’une année. La première réunion qui suit l’Assemblée générale annuelle doit se tenir dans les 30 jours suivants. Le lieu, la date et l’heure de la réunion sont établis en consensus avec les autres membres du CA. Le secrétaire effectue la liaison avec les membres par courrier électronique, Skype ou téléphone. Le quorum doit être vérifié par la participation d’une majorité des membres du Conseil. Les réunions peuvent se tenir électroniquement via Skype.
Une réunion importante peut être tenue par courrier électronique ou Skype si tous les membres du Conseil sont d’avis qu’il est essentiel de tenir une telle réunion. Le secrétaire doit conserver tous les courriels relatifs à cette réunion dans les archives du Club Barbet Canada.
4. Conseil d’administration
a) Le Conseil d’administration est composé d’un Conseil exécutif incluant un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier. Ces deux derniers rôles peuvent être assumés par une seule personne dans le cas où il n’y a pas suffisamment de représentants. Au Conseil exécutif s’ajoutent des administrateurs, un minimum de quatre, qui doivent être élus, au niveau national. Tout membre en règle du Club Barbet Canada peut se présenter en tant qu’administrateur. Le Conseil d’administration a un maximum de 13 membres.
Cependant, les membres du Conseil exécutif doivent en plus, être résidents du Canada et être membres en règle du Club Canin Canadien comme stipulé dans les règlements du Club Canin Canadien.
Les membres du Conseil d’administration résident dans un minimum de quatre (4) des six (6) régions canadiennes reconnues par le Club Canin Canadien et les représentent auprès du Conseil. Ces six régions sont : la Colombie-Britannique, les Prairies, l’Ontario, le Québec, l’Atlantique et le Nunavut, Yukon et Territoires du Nord-Ouest. Les régions non représentées par un administrateur résident peuvent, à la discrétion du président et un autre membre du Conseil exécutif, être assignées à un autre administrateur.
b) Tâches et responsabilités des membres de l’exécutif du Club
Le président, autant que possible, doit être présent à toutes les réunions du CA. Il préside la réunion et agit comme modérateur s’il y avait des discussions trop animées. En cas d’égalité des votes, le président doit trancher. Il est de sa responsabilité de se tenir au courant de tous les dossiers et d’en faire aussi le suivi.
Le vice-président assiste le président dans ses responsabilités et doit agir comme président si nécessaire.
Le secrétaire doit tenir tous les registres à jour ainsi que tous les procès-verbaux des réunions. Il a aussi pour tâches de préparer les documents nécessaires aux réunions et de communiquer aux membres du CA toutes les correspondances s'adressant au Club Barbet Canada.
Le trésorier a comme responsabilité de gérer les finances et d'en produire les rapports financiers à chaque réunion. Annuellement, le trésorier soumettra un rapport financier vérifié au plus tard le 31 octobre, afin que les membres soient pleinement informés de la condition financière du Club.
Les administrateurs ont comme responsabilités de participer activement aux tâches reliées au Club. Les activités peuvent varier en fonction des années et de la progression du Club. Ils doivent s’impliquer dans les projets anciens et nouveaux afin d’atteindre les objectifs que le Club Barbet Canada aura planifiés au cours de l’année. Des administrateurs sont nommés pour représenter leur région canadienne dans le cas où celle-ci n’est pas représentée au niveau du Conseil exécutif.
c) Dotation des postes vacants
Si un siège au sein du Conseil d’administration devient vacant, le Conseil peut désigner un membre à ce siège. Si c’est le siège du président qui devient vacant, le vice-président prendra la place du président, sujet à la ratification par le Conseil d’administration, et ce dernier sera remplacé par un membre que le Conseil aura choisi.
d) Durée des mandats
Le mandat des membres de l’exécutif est de deux ans à partir de l’élection à l’Assemblée générale. Le mandat des administrateurs est d’un an à partir de l’élection à l’Assemblée générale.
e) Les administrateurs doivent résider dans la zone qu’ils représentent, à moins d’être assignés à une région non représentée sur le Conseil.
f) Conduite des administrateurs
Les administrateurs du Conseil représentent le Club Barbet Canada, et agissent en tant qu’ambassadeurs de celui-ci. Il est essentiel qu’ils s’expriment d’une seule voix.
5. Finances
Membres de l’exécutif qui sont habilités aux signatures
Le président et le trésorier ont le pouvoir de signature d’un compte exclusif au Club Barbet Canada. Le Conseil peut approuver l’établissement de comptes spéciaux et autoriser des délégations d’autorités de signature pour faciliter des évènements spéciaux et activités.
6. Année d’opération, scrutin, mise en candidature et élections
a) Année fiscale
L’année fiscale du Club Barbet Canada débute le 1er septembre pour se terminer le 31 août de l’année suivante.
b) Conditions de vote
Tous les membres en règle du Club ont un droit de vote, que ce soit pour les élections, la modification des Règlements généraux ou la modification du Code d’éthique du Club Barbet Canada. Les votes concernant les points ci-haut mentionnés pourront être faits par écrit si nécessaire, par courrier régulier ou électronique, ou par procuration. Si d’autres sujets devaient être votés, ceux-ci devront être faits à main levée lors d’une assemblée et la majorité l’emportera.
c) Tenue des élections
Les élections sont tenues seulement lors de l’Assemblée générale annuelle ou exceptionnellement, lors d’une Assemblée générale spéciale. Le Conseil d’administration nomme un président d’élection parmi les membres. Celui-ci présente les candidats qui ont soumis leur formulaire de candidature. S’il n’y a pas de candidat, le président d’élection n’est pas requis et le secrétaire propose des membres. Les membres présents à l’Assemblée générale annuelle approuvent alors ces candidats. S’il y a opposition, le Conseil d’administration nomme un président d’élection qui doit superviser une élection par vote secret. Il peut choisir un membre pour l’aider dans le comptage des votes. Le Conseil exécutif sera élu par les membres lors de l’Assemblée générale annuelle. Aucun membre ne peut servir plus de deux mandats consécutifs comme président ou vice-président. Tous les membres élus doivent adhérer à et signer le Code de conduite des administrateurs.
d) Processus de mise en candidature
Les membres qui désirent se présenter comme candidats au sein du Conseil d’administration doivent être appuyés par deux membres en règle, remplir le formulaire de mise en candidature et s’assurer qu’il soit reçu par le secrétaire du Club Barbet Canada, au minimum un mois et cinq jours avant le jour de la tenue de l’Assemblée générale annuelle. Le Secrétaire doit présenter les candidats lors de l’envoi de l’ordre du jour aux membres, et ce, un mois avant la tenue de l’Assemblée générale annuelle. Tous les candidats doivent soumettre une biographie appuyant leur candidature. Les candidats doivent avoir été membres en règle pendant 12 mois avant de demander d’être élus au Conseil d’administration.
7. Comités
Des comités régionaux sont formés pour assurer l’organisation et le suivi des activités du Club dans leur région et d’en faire rapport au Conseil d’administration, de même qu’à tous les membres lors de l’Assemblée générale annuelle. Ces comités restent en place aussi longtemps que le Club Barbet Canada est en opération.
Des comités spécifiques à divers projets ou évènements sont formés au besoin, qui sont parrainés par l’un des administrateurs du Club ou par un membre du club nommé par le CA. Ces comités, créés au besoin, sont dissous lorsque le projet ou l'évènement est terminé.
8. Discipline
a) Motif de suspension ou d’annulation de l’accréditation
Tout membre qui est suspendu, exclu ou expulsé du Club Canin Canadien sera immédiatement expulsé du Club Barbet Canada.
Tout membre qui ne respecte pas les Règlements généraux, le Code d’éthique du Club Barbet Canada ou qui n’a pas payé les frais d’adhésion du Club Barbet Canada requis, peut être suspendu avec avis.
b) Dépôt des plaintes contre les membres et procédures des plaintes
Tout membre peut loger une plainte contre un autre membre. La plainte doit porter soit sur les Règlements généraux ou le Code d’éthique. Une plainte formelle doit être envoyée au Secrétaire du Club Barbet Canada accompagnée d’un montant de cinquante dollars (50.00 $), non remboursable si le membre accusé est reconnu non coupable après rencontre avec le Conseil d’administration.
Sur réception de la plainte, le Secrétaire doit dans les 15 jours qui suivent, transmettre une copie à chaque membre du Conseil d’administration. Le CA doit décider si la plainte est recevable. Dans l’affirmative, il en avisera l’accusé et lui fixera une date de rencontre avec le CA ou lui proposera de fournir une explication détaillée par écrit. Si le CA juge nécessaire de rencontrer l’accusé, celui-ci devra se présenter pour une rencontre. Le Conseil exécutif doit être présent à la rencontre ainsi qu’au moins un administrateur.
c) Audience des plaintes
L’audience doit se tenir dans les 60 jours suivant la plainte. Les membres désignés du CA doivent rencontrer le plaignant et l’accusé. Chacun des membres du litige peut fournir ses témoins, ses preuves et ses explications. Après analyse et discussions, les membres désignés du CA prendront une décision équitable en tenant compte des règles de la justice. Le Secrétaire doit aviser chaque partie de la décision dans les 30 jours suivants.
d) Procédure d’expulsion des membres
Le Secrétaire doit faire parvenir à tous les membres impliqués dans la plainte, un compte rendu de la situation de plainte, des faits et preuves mentionnés lors de l’audience ainsi que les recommandations du Conseil. Tout membre peut s’opposer par écrit à la décision rendue par le Conseil dans les 30 jours suivants la réception du compte rendu.
9. Rescousse
Advenant le cas d’un barbet de pure race abandonné, l’éleveur est responsable de tous les barbets qu’il produit. Si l’éleveur ne peut être trouvé, le Club Barbet Canada procurera au barbet de race pure les soins nécessaires et la relocalisation. Un fonds distinct sera géré dans la trésorerie pour de tels cas.
10. Modifications
a) Exigences nécessaires aux modifications des Règlements généraux et du Code d’éthique du Club Barbet Canada
Tout membre en règle du Club Barbet Canada, avec la signature de deux autres membres en règle peut proposer une/des modifications aux Règlements généraux ou au Code d’éthique. La/les propositions doivent être faites par écrit et envoyées au Secrétaire. Lors d’une réunion du Conseil d’administration, cette/ces propositions seront lues et discutées. Le CA peut émettre des commentaires ou soumettre une modification de la/des propositions aux membres lors de la prochaine Assemblée générale annuelle pour discussion supplémentaire et vote.
b) Processus de proposition des modifications des Règlements généraux ou du Code d’éthique du Club Barbet Canada
Lors de l’Assemblée générale, la/les propositions sont lues ainsi que les commentaires et/ou la/les modifications de la/des propositions faites par le Conseil d’administration.
Un premier vote à main levée peut être effectué sur la/les propositions. S’il y avait plus que 10 membres en désaccord de la/des propositions, le Conseil d’administration doit procéder par vote écrit. Pour que la/les propositions soient acceptées, il est nécessaire d’obtenir 2/3 des votes des membres en règle présents à l’Assemblée générale annuelle.
La/les modifications approuvées en Assemblée générale doivent être envoyées au Club Canin Canadien.
Le Secrétaire doit faire parvenir à tous les membres, la/les modifications dans les 60 jours suivants l’Assemblée générale annuelle.
c) Vote sur les modifications au Standard de race
Toutes les modifications proposées au Standard de race doivent être soumises à une procédure de référendum, expliquant les changements et les raisons qui les supportent. Ces modifications seront présentées aux membres à une Assemblée générale annuelle ou une Assemblée spéciale. Pour poursuivre la démarche, les 2/3 de tous les membres en règle votants doivent être en faveur des changements.
Les modifications acceptées au Standard de race du barbet doivent être soumises au Club Canin Canadien pour approbation, en vertu des règlements du Club Canin Canadien sur la révision des standards de race.
11. Dissolution
a) Procédure à suivre pour la dissolution
Le Club Barbet Canada peut être dissous en tout temps en fournissant au Club Canin Canadien toutes les démarches nécessaires effectuées lors d’une Assemblée générale annuelle. Les 2/3 des membres doivent signer et approuver tous les documents à fournir au Club Canin Canadien.
b) Disposition des actifs du Club lors d’une dissolution
Tous les biens et avoirs du Club Barbet Canada doivent être cédés à des organismes aux bénéfices des chiens. Aucun bien ou avoir ne sera remis à des membres du Club Barbet Canada. Le Conseil d’administration choisira l’organisme sans but lucratif.
12. Règles d’ordre
Les démarches de toutes les assemblées sont régies selon les règles d’usage en matière de gestion des réunions. Le Club ayant déterminé des points spécifiques propres à ses buts et objectifs, les règles d’Assemblée sont les suivantes :
a) Assemblée générale annuelle
1. Ouverture de l’Assemblée et prise des présences
2. Vérification du quorum
3. Lecture et adoption de l’ordre du jour
4. Lecture et adoption du procès-verbal de l’Assemblée générale ou spéciale antérieure
5. Mots du Conseil exécutif
• Président
• Vice-président
• Secrétaire
• Trésorier
6. Élections des administrateurs
7. Sujets/ Projets
8. Varia
9. Levée de l’Assemblée
b) Assemblée générale spéciale
1. Ouverture de l’Assemblée et prise des présences
2. Vérification du quorum
3. Lecture et adoption du but de la réunion
4. Discussion du but de la réunion
5. Résumé et énoncé des conclusions de la réunion
6. Levée de l’Assemblée
c) Assemblée du Conseil d’administration
1. Ouverture de l’Assemblée et prise des présences
2. Lecture et adoption de l’ordre du jour
3. Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière réunion
4. Courrier
5. Sujets/ Projets
6. Rapports financiers
7. Rapports des comités
8. Date et lieu de la prochaine réunion
9. Varia (sujets à être ajoutés à l’ordre du jour de la prochaine réunion)
10. Levée de l’Assemblée
